جلسات بدون خروجی

امروزه در بسیاری از ادارات دولتی و سازمان‌ها، برگزاری جلسات و مستندسازی فعالیت‌ها با عکس و امضای صورت‌جلسات توسط اعضای شرکت‌کننده به یک عادت رایج تبدیل‌شده است، اما سؤال اساسی این است که آیا این جلسات و مستندات، نتیجه‌ای واقعی در زندگی مردم دارند؟

اگر اقدامات یک مدیر یا دستگاه اجرایی به بهبود شرایط جامعه منجر نشود، حتی بهترین گزارش‌ها نیز بی‌ارزش خواهند بود. مدیریت کارآمد باید به دنبال ایجاد تغییرات ملموس باشد. وقتی از بهبود وضعیت در حوزه‌هایی مانند اقتصاد، سلامت، آموزش، اشتغال و رفاه اجتماعی صحبت می‌شود، این بهبود وضعیت باید در زندگی واقعی مردم دیده شود، نه‌فقط در ارائه آمار و گزارش‌ها. به‌عنوان مثال، اگر ادعا می‌شود که نرخ بیکاری کاهش‌یافته است، این تغییر باید در افزایش فرصت‌های شغلی قابل‌لمس باشد، نه اینکه تنها بر اساس محاسبات آماری و تغییر معیارهای سنجش نرخ بیکاری اعلام شود .

یکی از مشکلات رایج در مدیریت در کشور ما، اتکای بیش‌ازحد به برگزاری جلسات و مستندسازی‌های بی‌اثر است. در بسیاری از نهادها، مدیران برای نشان دادن فعالیت خود، روزانه جلسات متعددی برگزار می‌کنند، بدون اینکه نتیجه مشخصی از این جلسات حاصل شود . در این روند، اولویت اصلی نه حل مشکلات جامعه، بلکه ثبت صورت‌جلسه و ارائه گزارش‌های عملکردی به سطوح بالاتر است. درنهایت، آنچه باقی می‌ماند، حجم عظیمی از مستندات و گزارش‌ها بدون تأثیر واقعی در زندگی مردم است.

برگزاری جلسات متعدد برای کاهش تورم، درحالی‌که قیمت کالاها در بازار افزایش می‌یابد، گزارش‌های مفصل درباره ایجاد فرصت‌های شغلی، درحالی‌که جوانان همچنان بیکار هستند و تبلیغات گسترده درباره بهبود کیفیت خدمات سلامت، درحالی‌که بیماران با کمبود دارو و خدمات سلامت مواجه‌اند، نمونه‌هایی از این مدیریت جلسات محور   هستند.

یک مدیر موفق و کارآمد نیازی به تبلیغ عملکرد خود ندارد؛ مردم خودشان تغییرات را احساس خواهند کرد. اگر مدیری در حوزه‌ای مؤثر عمل کرده باشد، نیازی نیست که با ارائه گزارش‌های پرحجم این عملکرد را توجیه کند. بهترین شاخص موفقیت یک مدیر، بازخورد مردم است، نه  برگزاری جلسات و مستندسازی‌های حجیم.

تمرکز بر حل مشکلات واقعی، پرهیز از اتلاف زمان و منابع، ارزیابی عملکرد از طریق بازخورد مردمی و تصمیم‌گیری بر اساس واقعیت‌های جامعه، ویژگی‌های مدیریت کارآمد و نتیجه‌گرا هستند. اگر موفقیتی حاصل‌شده است، نیازی به تبلیغات و سخنرانی‌های آتشین نیست؛ مردم خودشان آن را در زندگی روزمره لمس خواهند کرد.

مدیریت اثربخش، مستلزم اقدام عملی، تصمیم‌گیری‌های هوشمندانه و حل مشکلات واقعی مردم است. جلسات بی‌نتیجه، آمارهای ساختگی و گزارش‌های پرطمطراق نمی‌توانند جایگزین اقدامات عملی مؤثر شوند. اگر مردم در زندگی خود تغییری احساس نکنند، هرچقدر هم که گزارش‌ها جذاب و مستند باشند، دردی از جامعه دوا نخواهند کرد. شاخص واقعی موفقیت یک مدیر، سخنان و رضایت مردم است، نه کاغذبازی و تبلیغات.